Muito se tem escrito e comentado sobre redução de custos, desde as mais variadas técnicas de como se cortar custos operacionais até fórmulas mágicas para se detectar os vilões que reduzem a lucratividade das empresas. Os programas para redução nem sempre atingem êxito porque, invariavelmente, dependem do fator humano. As pessoas sempre foram doutrinadas a promover o crescimento dos negócios, já que deste depende a sua promoção e reconhecimento. Portanto, na opinião delas, falar em reduzir custos vai na contramão do que se entende por crescer.
Na verdade, investir para crescer não significa necessariamente acrescentar custos desnecessários, ou mesmo, inchar a organização com gastos inúteis. Para que se possa atingir os objetivos, é necessário planejar com eficiência o programa de redução. E, para tanto, a primeira etapa consiste em elaborar um diagnóstico operacional para melhor conhecer os aspectos relacionados aos processos, estrutura organizacional, tecnologia da informação, controles e sistemas de informação.
O acompanhamento dos principais processos da organização nos dá a dimensão exata da fluidez das atividades ao longo da cadeia de valor e, com certeza, deve demonstrar os níveis de retrabalho e desperdício ao longo do caminho. A estrutura organizacional, que guarda uma relação estreita com os processos, pode apresentar distorções relacionadas a sobreposição de funções, ou mesmo, áreas de sombra não cobertas por nenhuma função. A utilização maior ou menor da tecnologia da informação pode influir significativamente na performance dos processos, à medida que a automação substitui muitas tarefas executadas manualmente.
Por fim, os controles e o sistema de informação gerencial podem fornecer as informações necessárias para se tomar decisões; e os indicadores que monitoram, entre outros fatores, a evolução dos gastos e as oportunidades de redução de custos. Estas oportunidades podem estar relacionadas com custos com pessoal; sistema de compras; logística; investimentos em tecnologia; materiais de consumo; ações comerciais e de marketing; serviços contratados; dentre outros.
As soluções para reduzir os custos, além de outras variáveis, passam também por adoção de centros de custos; classificação das despesas; estabelecimento de metas; melhoria dos processos; gestão dos recursos, orçamento de custos etc.
Não existem fórmulas milagrosas para reduzir desperdícios. Apenas um diagnóstico detalhado revelará quais atividades deverão ser mantidas e quais deverão ser cortadas. Só empresas que adotam uma postura efetiva para evitar gastos desnecessários e demonstram aos seus colaboradores como identificá-los, desenvolvendo um sentido de sustentabilidade, podem focar o seu crescimento e concentrar seus esforços para conquistar mercado.